Pracujete v HR? Zjednodušte si práci díky digitalizaci

Novela zákoníku práce platná od začátku letošního října umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky. Umožňuje tak digitalizovat veškerou komunikaci mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Personalisté tak mohou ušetřit spoustu času a firmy snížit náklady.

Novela zákoníku práce znamená zásadní změnu pro HR. Přináší totiž spousty možností, jak si zjednodušit přípravu, uzavírání a archivaci pracovních smluv. Nově můžete uzavírat pracovní smlouvy či dohody o provedení práce elektronickou formou, stejně jako digitalizovat dohody o odpovědnosti, platové výměry, růžová prohlášení a další dokumenty náležící do HR agendy. S automatizací dokumentů lze také ušetřit výrazné množství času a snížit také pravděpodobnost vzniku chyb již při samotné přípravě. Výrazně to tak zlepšuje samotné procesy v rámci HR oddělení. 

Digitalizace však nešetří čas pouze personalistům, přináší atraktivní možnosti i pro samotné zaměstnance. Budou totiž moci vybrané dokumenty podepsat z prostředí svého domova bez nutnosti cestování do kanceláře. Také se výrazně zrychlí příprava, neboť již nebude nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty. “Věřím, že toto ocení zejména firmy, které mají po České republice více poboček či kanceláří,” míní Karel Hanuš, CEO Legal Systems. 

Věděli jste, že díky digitalizaci můžete ušetřit až 80 % času v rámci HR agendy?

Jak můžete ušetřit čas díky Legal Systems?

Automatizace dokumentů či elektronické podepisování není žádná věda. V Legal Systems máme díky práci pro stovky klientů velké zkušenosti a připravíme pro vaši firmu vše na míru dle vašich potřeb. 

V naší aplikaci můžete začít digitalizovat uzavírání smluv prakticky ihned a na pár kliknutí. Dokumenty snadno  vytvoříte a rozešlete k podpisu v intuitivním prostředí. Smluvní stranám následně přijde do e-mailu zpráva s odkazem, který je přesměruje do zabezpečeného portálu Legal Systems. Stačí, když si jej následně zaměstnanec otevře na svém chytrém telefonu či počítači.  Zde si může dokumenty zobrazit, podepsat a stáhnout bez nutnosti speciálního zařízení či vlastního certifikátu. Na vaší straně pak máte všechny smlouvy pohromadě, elektronicky a právně závazné. 

Aplikaci Legal Systems tak můžete využít pro zjednodušení všech HR procesů od náboru po nástup a mít jistotu, že je vše právně správně.

Co si v rámci digitalizace HR pohlídat?

Elektronická komunikace v HR má pár zákonných pravidel. Pojďme se na ně podívat, ať víte na co si dát pozor. Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro elektronickou komunikaci a elektronické doručování dokumentů, je povinen získat písemný souhlas zaměstnance. Ten musí být podepsán samostatně, nelze ho plošně zahrnout do pracovní smlouvy a zaměstnanec má navíc právo tento souhlas kdykoli odvolat.

Doručování dokumentů do e-mailu 

Pokud podepíšete dokument elektronicky, originál uzavřené smlouvy je také elektronický. Doručování podepsaného originálu probíhá e-mailem, kdy zákon od zaměstnavatele vyžaduje:

• Zajistit souhlas zaměstnance se zasíláním na e-mail v samostatném písemném prohlášení.
• Zasílat dokumenty na osobní e-mailovou adresu, nikoliv firemní.
• Poskytnou zaměstnanci informace o podmínkách doručování písemností.

Tato pravidla stačí dodržet pro podpisy pracovní smlouvy, DPČ, DPP, jejich změny a dohody o jejich ukončení. Některé další dokumenty mají ale přísnější režim.

Pozor na ukončení pracovního poměru a výměry

Zvláštní pravidla pro doručování se týkají mzdových výměrů, vytýkacích dopisů a jednostranných ukončení pracovního poměru. Tyto dokumenty lze doručit elektronicky e-mailem za dodržení uvedených podmínek, ovšem navíc s uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele.

To znamená, že zaměstnavateli nestačí v těchto případech podpis Legal Systems (nebo jiného komerčního poskytovatele), ale potřebujete „vlastní certifikát od uznávané certifikační autority“, kterým dokument podepíšete. Samozřejmostí je, že i v takovém případě můžete Legal Systems použít pro rozesílku, archivaci a další funkce.

Začněte s digitalizací již dnes

Zlepšení procesů ve vaší firmě máte na dosah ruky. V Legal Systems máme stovky spokojených klientů a několik let zkušeností s digitalizací ve firmách. Díky novele zákoníku práce se otevřely nově tyto možnosti i pro HR oddělení a vy z ní těžit můžete již dnes. Ať už jde o dlouhodobou archivaci, hromadné rozesílání dokumentů či digitální archivaci smluv v bezpečném prostředí.

Rádi vás provedeme celým procesem a vše na míru připravíme tak, abyste mohli na digitální agendu přejít v řádu týdnů. Vyzkoušet můžete také bezplatnou demoverzi naší aplikace. Stačí, když nám napíšete na hanus@legalsystems.cz