Jak automatizace smluv pomohla účetní firmě

Společnost JASPAR s.r.o. se zaměřuje na poskytování účetních služeb, svým klientů nabízí zejména profesionální vedení účetnictví, daňovou evidenci a poradenství, a v neposlední řadě také zpracování mezd. Na trhu s účetnictvím působí již přes 19 let a má za sebou stovky spokojených zákazníků. Mimo účetnictví se společnost věnuje také poskytování jazykových kurzů v anglickém a německém jazyce a provozování elektronického Důvěryhodného archivu – webové aplikaci sloužící k dlouhodobé archivaci dokumentů.

Společnost JASPAR s.r.o. je náš dlouhodobý klient, ředitel společnosti Martin Jaspar v rozhovoru vysvětluje, proč pro svoje smlouvy vybral právě Legal Systems a výhody, které používání našeho systému přineslo. Panu Jasparovi bychom tímto chtěli poděkovat za rozhovor a za skvělou spolupráci s ním a jeho kolegy.

Co Vás vedlo k tomu, abyste automatizovali svoje smlouvy?

S narůstajícím počtem klientů také rovnoměrně rostl počet uzavíraných smluv, a jelikož si potrpím na určitých standardech a nechci nic ponechat náhodě, všechny smlouvy osobně kontroluji. Dostalo se to ale do takové fáze, kdy jsem to přestával stíhat. Hledal jsem nové řešení, které by nám s tímto problémem pomohlo. Nešlo mi pouze o usnadnění kontroly smluv, jedním z mých dalších cílů bylo také urychlení a zefektivnění celého procesu jejich vytváření, a to tak, abychom nemuseli neustále přepisovat a upravovat již použité vzory anebo kvůli každé smlouvat volat advokátovi. Hledal jsem takové řešení, které by odpovídalo veškerým mým požadavkům, a které by zároveň dokázalo lépe zprocesovat smlouvy, efektivně, jednoduše a uživatelsky příjemně.

Proč jste zvolil zrovna Legal Systems?

Na to existuje jednoduchá odpověď. Na trhu jsem se poohlížel po různých možnostech a jednoduše hledal tu, která by nejvíce vyhovovala mým požadavkům. Kromě Legal Systems jsem nenašel žádné řešení, odpovídající našim potřebám. Pan Hanuš mi vše ukázal a vysvětlil. Na první pohled mě zaujala jednoduchost a přehlednost. Formuláře dokážou našeptávat různé údaje, věděl jsem tak, že smlouvy tímto způsobem jednoduše vytvoří i neprávník, což byla další z mých z hlavních podmínek.

Jaké další funkce Vás přesvědčily k výběru Legal Systems pro Vaše smlouvy?

Jednoznačně musím zmínit napojení na obchodní rejstřík, ve formuláři mi stačí zadat název společnosti, popřípadě její identifikační číslo, a na jedno klinutí se všechny potřebné údaje nahrají rovnou do smlouvy, nemusím tak všechny údaje přepisovat, což dokáže ušetřit spoustu času jak mě, tak také našim zaměstnancům. Dále je pro nás jako účetní firmu podstatné zejména sčítání a odpočet různých sum či přepočet DPH. Nakonec bych také nerad opomenul upozorňování na lhůty a nahrávání loga klientů do finálních smluv, k tomuto však musím podotknout, že tuto funkci v době našeho prvního setkání nenabízeli, avšak pak Hanuš mě ubezpečil, že její zavedení nebude žádný problém, v řádu následujících několika dní se tak také stalo, musím tedy ocenit to, že svůj systém dokážou přizpůsobit individuálním potřebám klientů.

Jak se změnila práce se smlouvami v rámci Vaší společnosti?

Jak jsem již zmiňoval, hledal jsem systém, který by vyhovoval veškerým mým požadavkům, a který by byl také uživatelsky přívětivý, u Legal Systems jsem našel vše, o což jsem žádal. Smlouvy oproti předchozímu systému vytváříme doslova mrknutím oka. Celý proces je tedy mnohem rychlejší a zároveň přehlednější, díky dobře rozvrženým formulářům máme také jistotu, že nedojde k opomenutí žádného podstatného údaje. Dále také nejsme nuceni opisovat údaje o nových klientech z obchodního rejstříku, nyní je na jedno kliknutí jednoduše nahrajeme do finální smlouvy. Co se týče mé osoby, největší přínos spatřuji v oblasti kontroly smluv, v jejich aplikaci Proculus vidím, kdo, kdy a jakou smlouvu vytvořil, celou smlouvu si můžu také jednoduše zobrazit a zkontrolovat.

Jak se díváte na spolupráci s Legal Systems?

Pro mě je důležitá zejména rychlost komunikace, nemám rád, když někdo odpovídá na zprávy po třech dnech. V případě Legal Systems si ale nemůžu na nic stěžovat, vždy, když mám nějaký dotaz nebo potřebuji ve smlouvách něco změnit, odešlu svoji prosbu a během desítek minut mi přijde jasná odpověď. Tento přístup oceňuji, a to proto, jelikož se takový postup sám snažím prosazovat, také to vypovídá o tom, že si svých klientů váží a nenechávají je v nejistotě. Své volby rozhodně nelituji, ba naopak to považuji za tu nejlepší cestu, kterou jsme se mohli v rámci procesu automatizace smluv vydat. Do budoucna se z naší strany určitě nebudeme vyhýbat rozšíření naší spolupráce.