Jak se digitalizuje realitní kancelář

DOMA realitní makléři jsou brněnská realitní kancelář. Na trhu působí 8 let a na kontě mají stovky úspěšných prodejů. Svým klientům poskytují kromě zprostředkování prodeje a koupě nemovitostí také správu nájmů a poradenství ohledně investic do realit.

DOMA realitní makléři jsou od letošního roku našimi klienty. Ředitel kanceláře a vystudovaný právník pan Dominik Ženatý v rozhovoru vysvětluje, jak automatické dokumenty a elektronické podpisy usnadňují podnikání v realitách.

Na co využíváte Legal Systems ve své realitní kanceláři?

Aplikaci Legal Systems používáme na všechny právní záležitosti, které nemá na starost advokát. Tedy na vše od automatické přípravy smluv přes elektronické podepisování až po archivaci.

Celý tým si vytváří potřebné právní dokumenty a aplikace se stará o to, aby vše hladce klapalo, nedělaly se chyby a nezapomínaly termíny. K tomu se váže spousta dalších užitečných funkcí. Velkým ulehčením je například propojení s katastrem. Všechna data se z něj automaticky přepisují do dokumentů, nemusíme řešit stahování ani opisování LV.

Odpadly nám tak starosti s papírováním, odstranila se chybovost a makléřům se rozvázaly ruce na obchod. Vyměňujeme si mnohem méně e-mailů, ve všem si přitom jednoduše udržuji přehled a kontrolu. Můžeme se tak více soustředit na byznys.

Proč jste se rozhodli digitalizovat svoje smlouvy?

Makléři ani klienti nemají rádi papírování. Čím rychleji a jednodušeji vyřídíte formality, tím lépe se můžete věnovat obchodu. Není nic horšího, než když vše stojí na zbytečném papírování. Chtěl jsem nás i naše klienty této starosti zbavit. Aby se makléř mohl soustředit na svou práci a aby klient nemusel čekat na smlouvu.

Zároveň není profesionální mít v dokumentech překlepy a chyby. Jako právník jsem všechny výstupy musel dřív kontrolovat. To nyní odpadlo. Díky propojení s katastrem mám jistotu, že informace o nemovitostech jsou správné. Aplikace zároveň zabraňuje přehnané kreativitě makléřů při tvorbě smlouvy – umožní jim upravit jen to, co dovolíme.

Kdo s aplikací pracuje a jak to funguje v praxi?

S aplikací pracuje každý člen týmu. Makléř má možnost si v terénu s klientem vytvořit vše potřebné pro daný obchod. Může si například stáhnout LV a s klientem na tabletu na místě vytvořit protokol, případně rezervační smlouvu – všude jsou přitom automaticky nahrána data z katastru. Tyto dokumenty má možnost makléř nejenom vytvořit, ale rovnou elektronicky podepsat. Máme tak jistotu, že se od začátku vše dělá bez chyb a zbytečných prodlev. Zároveň to na klienta působí velmi profesionálně.

Asistentce se v jejím účtu zobrazují všechny dokumenty makléřů, může k nim tak jednoduše připravit další doprovodné smlouvy a podklady. Navíc data o nemovitostech a klientech se mezi jednotlivými dokumenty automaticky přenáší, takže připravit smlouvu zabere pár sekund. Odpadá tím opisování údajů a zbytečné přeposílání e-mailů.

Já vidím ve svém účtu všechny připravené smlouvy a můžu si také exportovat manažerský přehled. Vše mám tak na jednom místě a můžu si okamžitě dohledat jakýkoliv obchodní případ. Navíc u některých dokumentů mohu schvalovat jejich tvorbu, což využívám zejména u důležitých zakázek a u začínajících makléřů.

Jaké dokumenty si automaticky připravujete?

Začali jsme s generováním nájemních smluv, ale postupně jsme převedli do aplikace všechny právní dokumenty. Generujeme si rezervační smlouvy, zprostředkování, nájmy a podnájmy, předávací protokoly a protokoly o prohlídce. Kromě toho jsem se rozhodl implementovat i neprávní podklady jako srovnávací tržní analýzu či prezentaci nemovitosti.

Aplikace vytváří dokumenty přesně podle našich vzorů včetně kompletní grafiky. Do generovaných dokumentů je navíc možné vkládat také fotografie, čehož využíváme zejména pro prezentaci nemovitosti. Díky výstupním formátům docx, pdf a xlsx, máme široké možnosti využití.

Jak probíhal přechod na aplikaci?

Z toho jsem měl největší obavu. Přechod na nový systém obvykle znamená analýzu, náklady na implementaci a složité zaučování týmu. Nic z toho se ale nestalo, kluci z Legal Systems vše nastavili za nás.

Na úvodní schůzce s námi Jakub z Legal Systems projel všechny dokumenty a právní procesy. Vymysleli jsme společně ideální cílový stav a dohodli se na rozfázování postupu. Začali jsme s automatickými nájmy a s aplikací pracovala nejdříve pouze asistentka. Jakmile jsme si vše odladili, nasazení pro celou firmu už byla maličkost.

Samotné spuštění zabralo pár dní. Za provozu jsme pak ještě ladili poslední úpravy, tak aby vše odpovídalo našim potřebám. Jednodušeji si to už moc nedokážu představit.

Jak se díváte na spolupráci s Legal Systems?

Jsem původně právník, takže prioritu pro mě má spolehlivost a jistota, že systém funguje bez chyb. Spolupráce probíhá v tomto ohledu naprosto hladce.

S Legal Systems jsme si pořídili jednoduchý digitální právní nástroj šitý na míru realitní kanceláři. Aplikace ulehčila i spolupráci s naším advokátem, ke kterému od nás míří jednotné a přesné podklady pro sepsání kupní a úschovní smlouvy. Navíc, když advokát provede nějakou změnu v našich smluvních vzorech, můžeme je do aplikace nahrát centrálně pro všechny makléře.

Zároveň oceňuji přístup Legal Systems. Podpora obratem řeší všechny naše požadavky. Doporučuji každému, kdo chce modernizovat svou realitní kancelář.