Jak uzavírat smlouvy během pandemie? Elektronicky a na dálku.

Každý podnikatel uzavírá smlouvy. Podpis dohody s obchodním partnerem či klientem probíhá vždy stejně. Tisk ve dvou kopiích, hledání společného termínu a osobní setkání. V lepším případě cesta na poštu a čekání na doručení podepsané kopie.

Opravdu musí podpis běžné smlouvy trvat týden?

Digitalizace přináší do oblasti práva nástroje, které ulehčují procesy spojené se smlouvami. Zejména v době celosvětové pandemie, kdy byla velká část vyjednávání a uzavírání smluv přesunuta na internet, se digitální nástroje stávají pro firmy nepostradatelné. Díky elektronickému podpisu je možné uzavírat smlouvy prakticky odkudkoliv bezpečně a spolehlivě.

Jak je to s platností smlouvy uzavřené online?

Smlouvu lze platně uzavřít písemně i ústně. Písemná podoba znamená, že je smlouva v textu, nemusí však být vytištěna na papíře. Jedná se proto také např. o e-mail, či PDF. Elektronický formát nevylučuje písemnou podobu smlouvy.

Aby byl písemný dokument platný, musí být podepsaný. Ani zde nejde nutně o podpis propiskou na papír. Zákon umožňuje téměř všechna právní jednání platně podepsat také elektronicky.

Elektronických podpisů existuje několik druhů – od prostého přes zaručený až po podpisy s certifikátem. Jak se mezi sebou liší? Nedá se jejich používání zneužít?

Co je to prostý elektronický podpis?

Prostý elektronický podpis využívá většina z nás každý den, např. v e-mailech či při nákupu zboží přes internet. Prostým elektronickým podpisem je například uvedení jména a příjmení na konci e-mailu, vložení naskenovaného podpisu do dokumentu nebo zaškrtnutí okénka na webové stránce (např. souhlas s obchodními podmínkami).

Tento druh podpisu nabízí spoustu výhod, je dostupný, jednoduchý a rychlý. Jsou s ním spojeny ale i určité nevýhody, zejména nižší důvěryhodnost, větší riziko zneužití a nízká průkaznost v případě soudního sporu.

Proč je zaručený elektronický podpis lepší volba.

Zaručený elektronický podpis jsme zvolili jako optimální řešení do naší aplikace. Je bezpečnější, a proto vhodnější pro uzavírání smluv než prostý podpis. Splňuje technická kritéria dle nařízení eIDAS, je jednoznačně spojen s podepisující osobou a umožňuje její identifikaci. Kromě vyššího zabezpečení je jeho hlavní předností jednoduchost a dostupnost – smlouvy takto můžete uzavírat s kýmkoliv, aniž by bylo třeba vlastnit certifikát, či cokoliv instalovat.

Oproti prostému elektronickému podpisu je zaručený podpis průkaznější a je u něj násobně nižší riziko zneužití. Ke každému podpisu je ukládáno velké množství metadat a jde proto bezpečně dohledat, kdo a kdy jej vytvořil. Není vhodný pro jednání s úřady a na podepisování dokumentů, kde zákon vyžaduje vyšší formu ověření. K tomu slouží ještě bezpečnější varianty podpisu.

Uznávané elektronické podpisy – bezpečné ale nepraktické.

Jedná se o zaručený elektronický podpis s certifikátem a kvalifikovaný elektronický podpis. Poskytují nejvyšší úroveň zabezpečení a průkaznosti. Těmto výhodám však ustoupila rychlost a jednoduchost jejich použití. K získání těchto podpisů totiž musíte navštívit jednu z certifikačních autorit, která dokáže ověřit vaši totožnost – může jí být například Česká pošta nebo První certifikační autorita. Navíc, takto podepisovat dokumenty může pouze vlastník certifikátu, takže pokud jej váš obchodní partner nemá, nikdy smlouvu nepodepíše.

Kvalifikovaný elektronický podpis představuje nejvyšší úroveň elektronického podpisu a od zaručeného elektronického podpisu se liší tak, že certifikát je třeba mít uložený na čipové kartě či jiném speciálním zařízení. Jeho hlavní výhodou je, že jej uznávají soudy a další orgány veřejné moci v rámci celé EU. Lze jej tak doporučit při jednání se zahraničními partnery nebo s orgány veřejné moci.

Jak začít elektronicky podepisovat?

Elektronické podepisování se stává běžnou součástí vyjednávání a uzavírání smluv. Omezení spojená s koronavirem tento proces ještě urychlují.

Zaručený elektronický podpis představuje bezpečnou alternativu běžnému podepisování a česká legislativa je na elektronické uzavírání smluv připravena. Praktické výhody jsou zřejmé – šetříte čas i papír, odpadá skenování, schůzky, pošta a administrativa. Zároveň máte jistotu, že smlouvy jsou uzavírány bezpečně a nic se neztratí.

V Legal Systems se specializujeme na digitalizaci práva a elektronický podpis využívá většina našich klientů.